Wieso ein Learning Management System mehr einbringt, als es kostet

Wir haben kein Geld, wer soll sich darum kümmern und was bringt das überhaupt? Das sind einige der häufigsten Einwände und Bedenken, die gerne angeführt werden, wenn es um die Einführung eines Learning Management Systems (LMS) geht. Hierbei übersehen die Verantwortlichen jedoch, dass sich eine solche Anschaffung schon nach kurzer Zeit selbst trägt – insofern sie konsequent und sinnvoll um- und eingesetzt wird.

Dass dies kein leeres Marketing-Versprechen ist, lässt sich anhand eines Business Case ausrechen. Hierbei wird ein Szenario durchgespielt, indem eine Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und prozessualen Aspekten beleuchtet wird. Wir haben mit Sales Managerin Svenja Kreten gesprochen, die schon häufig Business Cases erstellt hat.

Ein Business Case untersucht die Wirtschaftlichkeit einer Investition. Das Vorhaben wird also einer Kalkulation unterzogen, die dann die relevanten Kennzahlen liefert.

Grundsätzlich kann ein Business Case in verschiedensten Bereichen Anwendung finden und ist immer dann sinnvoll, wenn es um längerfristige und kostenintensive Anschaffungen geht. Daher lohnt sich die Berechnung bei der Einführung eines Learning Management Systems definitiv.

Hier werden die genauen Zahlen, die das Unternehmen, etwa für die Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen ausgibt, klar definiert. Untersucht werden beispielsweise die Aufwände, die bei der manuellen Verwaltung der Mitarbeiterschulungen entstehen.

Hierbei entstehen sowohl personelle Aufwände (personelle Ressourcen) als auch materielle Aufwände (z.B. für Kopien, Namensschilder etc.) Ebenso werden aber auch Parameter betrachtet, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes haben.

Ein Business Case empfiehlt sich, um die Investition in ein LMS besser abschätzen zu können. Dadurch können die Kosten, der Nutzen, die Risiken und der Zeiteinsatz besser dargestellt werden. So wird auch transparent und ersichtlich, ab wann sich das LMS im Unternehmen amortisiert hat.

Aussagen wie „zu teuer, lohnt sich nicht“ können anhand von Zahlen und Fakten widerlegt werden, da funktionale Nutzenelemente wie Zeitersparnis, Lernerfolg, Verwaltungskosten und Realisierung von Umsatzpotenzialen genau aufgeschlüsselt werden.

Betrachtet werden die Kosten der Lernplattform, die gegenüber den herkömmlichen Personalschulungen eingespart werden können. Kostenseite und Umsatzpotenziale werden gleichermaßen betrachtet. Dafür werden zunächst sämtliche Ausgaben in Hinblick auf Fort- und Weiterbildung aufgelistet.

Im zweiten Schritt werden umsatzrelevante Faktoren evaluiert. Ebenso können, ausgehend von diesen Cases, untergeordnet weitere Berechnungen erfolgen und sich nur auf bestimmten Abteilungen eines Unternehmens beziehen. Themen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beispielsweise können gesondert betrachtet werden.

Bei der Kalkulation eines LMS Business Cases wird der gesamte Prozess der Fort- und Weiterbildung betrachtet. Entlang dieses Prozesses werden die Parameter herausgefiltert, auf die ein LMS Einfluss nehmen kann.

Hierzu zählen triviale Dinge, wie die Einsparung von Reisekosten, bei der Verlagerung von Präsenzschulungen in den virtuellen Raum, aber auch komplexere Parameter wie eine Verringerung der Fehlerquote in der Produktion durch effizientere Schulungen oder Umsatzsteigerungen durch eine Verkürzung des Time-to-Market-Zyklus. Anschließend werden diese quantifiziert.