Mut zum LMS: Learning Management Systeme in KMUs

Mal ehrlich, wenn Sie Learning Management Systeme (LMS) hören, denken Sie doch auch: „Viel zu teuer!“, „Lohnt sich für uns sowieso nicht“, oder auch: „Haben wir kein Personal für“. Finden Sie sich wieder? Keine Sorge, Sie sind in guter Gesellschaft. Viele Kunden, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) teilen exakt diese Befürchtungen.

Wieso sich die Anschaffung trotzdem lohnt, zeigt das Beispiel der SundG Automobil AG. Der weltweit älteste Mercedes Benz Händler nutzt für seine rund 1300 Mitarbeiter seit 2016 das LMS der imc. Im Interview berichtet Christian Mai von S&G, Hauptverantwortlicher des Projekts, von seinen Erfahrungen bei der Implementierung, gibt praktische Tipps und erklärt, wieso ein LMS sogar die Wertschätzung der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens steigern kann.

Zum einen wollten wir zeigen, dass wir mit der Zeit gehen und neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind. Zum anderen gab es aber natürlich auch ganz praktische Gründe.

Wir haben rund 1300 Mitarbeiter an 19 Standorten und wollten eine standortübergreifende, schnelle und direkte Information ohne E-Mailverkehr ermöglichen. Es war auch teilweise so, dass Mitarbeiter von Standort zu Standort gereist sind, um Schulungen zu halten, was weder zeitgemäß noch effizient war. Außerdem wurden manche Mitarbeiter direkt von Vorgesetzten über einzelne Schulungen informiert, was zu einem gewissen "Streuverlust" führte. Man wusste auch nie genau, ob Nachrichten angekommen und gelesen wurden.

Grundsätzlich wollten wir einfach das ganze Thema Schulungen bündeln und gleichzeitig unseren Nachweispflichten in Hinblick auf Schulungen zu Themen wie Geldwäsche, Compliance, Datenschutz, nachkommen. Wir hatten aber auch andere konkrete Probleme, die wir lösen wollten.

Was wir zum einen wirklich unterschätzt haben, war wie zeitlich aufwendig die Administration der "Lernwelt" sein würde. Andererseits war es schwierig, herauszufinden, welche Mitarbeiter eigentlich in der Lage sein würden, optisch ansprechende Schulungen zu gestalten.

Denn mit dem Content Studio, das im LMS enthalten ist, ist es zwar relativ einfach selbst Schulungen zu erstellen, aber diese müssen ja trotzdem von jemanden mit dem entsprechenden Fachwissen erstellt werden. Vorher war es einfach so, dass für Trainings PDFs erstellt und an die Teilnehmer verschickt wurden, aber durch die Einführung der "Lernwelt" und deren Möglichkeiten sind die Anforderungen, auch graphischer Art, natürlich gewachsen.

Momentan nutzen wir eigentlich hauptsächlich klassische Präsentationen mit Sprachsynthese. Wir hatten einmal versucht eigene Stimmen aufzunehmen um das Ganze persönlicher zu gestalten, aber das war doch zu zeitaufwendig. Dann haben wir wieder auf die künstlichen Stimmen zurückgegriffen, wobei wir mittlerweile auch von diesen etwas wegkommen. Wir haben festgestellt, dass es sich schlicht für viele unserer Mitarbeiter nicht wirklich eignet ein Training mit Ton zu haben, weil sie diesen sowieso nicht abspielen können.

Sitzt beispielsweise ein Verkäufer im Verkaufsraum, stört das laute Abspielen die Kollegen. Mit Kopfhörern dasitzen macht wiederum auf die Kunden keinen guten Eindruck. Für Monteure, die viel unterwegs sind, ist es ebenfalls schwierig. Da KFZ-Mechatroniker, Service-Berater und Verkäufer unsere drei größten Berufsgruppen sind, kommen wir von der Sprachsynthese bei diesen Gruppen eher wieder weg.

Ursprünglich hatten wir insgesamt 20 Autoren aus verschiedenen Bereichen ernannt. Diese Anzahl haben wir allerdings mittlerweile auf fünf bis sechs Personen reduziert, weil wir gemerkt haben, dass es sinnvoller ist, weniger Leute zu haben, die dafür mehr Übung in der Erstellung der Trainings haben.

Es gibt bei uns jetzt die Autoren und die inhaltlich Verantwortlichen. Die Autoren stimmen die Trainings mit den Verantwortlichen ab, diese überprüfen und legen fest, für welche Mitarbeitergruppe das Training verpflichtend sein soll. Danach kommen alle Trainings zu mir, ich checke die Rahmenbedingungen, wie die Einhaltung der Corporate Identity, teste an verschiedenen Endgeräten und übertrage das Ganze dann in die Lernwelt.

Die Autoren erhielten zunächst einen zweitägigen Workshop von imc. Das war als Grundgerüst schon mal sehr gut, aber danach war es trotzdem viel learning by doing. Wir haben uns sehr stark gegenseitig unterstützt und viel Feedback aus der Belegschaft eingeholt. Das war für uns sehr wichtig, denn wir mussten erst lernen, was die einzelnen Mitarbeitergruppen individuell benötigen.

Wenn es zum Beispiel für mich selbsterklärend war, dass man auf einen Pfeil unten rechts klicken muss um weiter zu kommen, war das einem älteren Mitarbeiter aus der Montage unter Umständen nicht klar. Wir mussten also unsere Zielgruppe und deren Bedürfnisse genau kennen lernen und die Trainings spezifisch anpassen.

Für uns ist die automatisierte Zuweisung etwas, was uns eine Menge Zeit und Verwaltungsaufwand spart. Jeder User wird, wenn er angelegt wird, entsprechend seiner Tätigkeit in eine bestimmte Gruppe einsortiert. Je nachdem in welcher User-Gruppe, also in welcher Abteilung er ist, wird er automatisch auf bestimmte Kurse eingebucht.

Das System ist mit unserem SAP verknüpft und wenn beispielsweise ein neuer Auszubildender dazu kommt, wird er automatisch der Gruppe "Azubi" zugeordnet und die entsprechenden Kurse automatisch für ihn eingebucht. Einige Kurse sind auch für alle Mitarbeiter obligatorisch, etwa Brandschutz, Datensicherheit oder Erste-Hilfe Schulungen. Daneben gibt es dann die fachspezifischen Schulungen, die teilweise aufeinander aufbauen.

Nur wenn der neue Azubi, um bei dem Beispiel zu bleiben, also Kurs A bestanden hat, kann er Kurs B starten usw. Der Vorgesetzte kann auch sehen wann er die Kurse absolviert hat und kann festlegen, bis wann welcher Kurs beendet sein muss. Der Azubi kann es sich aber flexibel einteilen, wann er den jeweiligen Kurs macht und ob er ihn lieber am Stück oder an mehreren Tagen absolvieren möchte.

Mittlerweile fast durchweg sehr hoch. Wir hatten zunächst eine offizielle Infoveranstaltungen, bei der die Lernwelt vorgestellt wurde. Außerdem hat unser Vorstand, der von Anfang an wirklich hinter dem Projekt stand, sich auch persönlich sehr stark dafür eingesetzt und bspw. auf Betriebsversammlungen immer wieder davon erzählt.

Er sagte auch einmal im Spaß zu mir: "Wenn es Beschwerden gibt, verweisen Sie die Leute einfach direkt an mich!" Bei so einem Projekt hilft eine starke Rückendeckung ungemein und hier liegt meiner Meinung nach auch grundsätzlich ein Vorteil von KMUs: Wir können flexibler reagieren und sind näher an den Mitarbeitern dran, als das bei Großkonzernen der Fall ist.

Was für die Akzeptanz der Lernwelt aber auch extrem wichtig war, war es klar zumachen, dass wir den Mitarbeitern keine zusätzliche Arbeit aufhalsen wollen, sondern ihnen im Gegenteil Arbeit und Papierkram ersparen. Zwar gibt es auch jetzt noch den ein oder anderen Skeptiker, der diese "neumodischen Dinge" nicht mag, aber im Großen und Ganzen erhalten wir sehr positives Feedback. Gerade wenn die Mitarbeiter erfahren, dass es eigene Kollegen und Kolleginnen der Firma sind, die die Trainings erstellen, finden sie das klasse und sind stolz auf unsere "S&G Produkte".

Größtenteils ja. Was wir ja vor allem wollten, war eine Reduzierung von Papierkram und Bürokratie. Der Papierkrieg ist auch wirklich deutlich besser geworden, mit der Bürokratie und den richtigen Einstellungen haben wir aber noch etwas zu kämpfen. Was aber definitiv schon da ist, ist eine deutliche Zeitersparnis, da wir viele Präsenztrainings zu online-Kursen umbauen konnten. Außerdem sparen wir durch die automatisierte Zuweisung von Schulungen und Unterweisungen einiges an Mails und Zeit.

Als Firma vermutlich ja, wie das oft so ist bei großen Projekten. Es kommen immer Dinge dazu oder dazwischen, die man dann doch nicht einkalkuliert hat. Wir wussten Anfangs auch nicht so recht, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt und was wir alles mit dem LMS machen können.

Ich selbst als Person habe es aber glaube ich halbwegs realistisch eingeschätzt, kam allerdings erst ins Projekt dazu, als die Entscheidung schon gefallen war. Ich bin von Haus aus eigentlich Automobilkaufmann und habe dann in der Personalabteilung von S&G gearbeitet. Nebenbei habe ich ein Studium im Bereich BWL und Wirtschaftspsychologie absolviert.

Mein Chef wollte aber, dass es einen Hauptverantwortlichen gibt, der die Firma schon kennt und holte mich deshalb 2017 ins Projektteam dazu. Von daher hatte ich, eben weil ich kein Informatiker bin, großen Respekt vor dem Thema und dem Umfang. Mittlerweile habe ich mich ganz gut reingearbeitet und das meiste läuft relativ rund. Es gibt natürlich immer mal kleinere Probleme, die man vorher nicht kommen sehen kann.

Es gibt einige Themen, die wir noch integrieren möchten. Ein Beispiel wären Einarbeitungskonzepte für Mitarbeiter nach Tätigkeitsgruppen, die im Moment noch händisch über den Vorgesetzten gesteuert werden. Da müssen teilweise wirklich noch Unterschriften von den einweisenden Mitarbeitern eingeholt werden, also quasi Laufzettel. Das wäre eine Überlegung, diesen Prozess digital darzustellen.

Aber auch Qualitätsmanagement-Themen, die momentan noch im Intranet liegen, könnte man verknüpfen um den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren.

Mittlerweile habe ich mich zwar daran gewöhnt, aber als ich angefangen habe mit dem LMS zu arbeiten, fand ich, der keinen IT-Hintergrund hat, es zunächst nicht wirklich intuitiv. Es gibt so viele Masken und Möglichkeiten, dass ich mich etwas erschlagen gefühlt habe. Für jedes kleine Thema muss man neue Buttons öffnen und neue Begriffe eingeben. Mittlerweile habe ich zwar meine Routine entwickelt und mich zurechtgefunden, aber zu Anfang hätte ich mir gewünscht, dass das System etwas selbsterklärender gewesen wäre.

Schwierige Frage, da gibt es einiges! Es fängt schon mit der Frage an, ob man das Ganze, wie bei uns, zentral steuert, was Organisation und Verwaltung betrifft. Dann muss man sich genau überlegen, wie die Autoren arbeiten sollen und wer überhaupt Autor wird. Hierbei sollte man sehr genau abwägen und die grundsätzliche Frage, die man sich stellen muss, lautet: Möchte ich, dass Mitarbeiter Kurse erstellen, die schon mit den Abläufen und Strukturen des Unternehmens vertraut sind, aber didaktisch erst eingearbeitet werden müssen, oder aber stelle ich jemanden ein, der den fachlichen, didaktischen Hintergrund hat, interne Strukturen dafür nicht kennt.

Auch sehr wichtig und unbedingt zu Beginn zu klären, ist die Frage nach dem Hauptverantwortlichen und Ansprechpartner. Das ist nicht nur bei der System-Implementierung unerlässlich, sondern spielt auch für die Mitarbeiter und die Akzeptanz eine große Rolle.

Die Mitarbeiter müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Es ergibt meiner Meinung nach wenig Sinn, unterschiedliche Ansprechpartner zu ernennen, also zum Beispiel einen, der für das Design zuständig ist, der nächste für den Inhalt der Schulungen und so weiter. Besser ist ein Verantwortlicher, der zentral den Hut aufhat.
Aber man muss sich bewusst sein, dass die Einführung eines LMS, wie eigentlich alle Groß-Projekte, immer mit gewissen Schwierigkeiten verbunden ist und nie ganz glatt über die Bühne geht.