Sechs Module, die Digitales Onboarding zum Erfolg machen
Eine Blaupause für ein effizientes und nachhaltiges Onboarding Konzept
Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an ihr Onboarding. Sie wünschen sich beispielsweise modulare und zukunftsfähige Konzepte, eine Kosten- und Zeitersparnis gegenüber bisherigen Ansätzen oder die schnelle Befähigung der Mitarbeiter*innen in die Arbeit einzusteigen.
Aber nicht nur die Firmen, sondern auch die Mitarbeitenden erhoffen sich etwas von ihrem Onboarding. Daher entscheiden sich viele Personalverantwortliche für ein Lerner zentriertes Onboarding und stellen folgende Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter*innen in den Mittelpunkt:
„Ich möchte wissen wie das Unternehmen tickt“, „Ich möchte mich in der Gemeinschaft aufgenommen fühlen“, „Ich möchte meine Skills verbessern“.
Um das zu erreichen, muss man für sein Onboarding einen Rahmen schaffen, der Orientierung gibt, emotional verbindet, Kenntnisstände abfragt und Wissen aufbaut.
In diesem Artikel erläutern wir, wie man mit Content und bestehenden E-Learning Inhalten ein digitales Onboarding spannend und kreativ gestaltet, auch ohne ein Learning Management System (LMS).
Die wichtigsten Bausteine exemplarisch erklärt
Unsere Expert*innen erarbeiten immer wieder Konzepte für unterschiedliche Bedürfnisse. Heute wollen wir euch ein „Best Of“ an die Hand geben. Stellen wir uns daher folgende Situation vor: fünf Tage Grundausbildung, die bisher vor Ort stattgefunden haben, sollen digitalisiert werden. Die Teilnehmer*innen sind sehr divers, das bedeutet an diesen Schulungen nehmen nicht nur neue Kolleg*innen teil, sondern auch „alte Hasen“ und zum Teil auch externe Dienstleister. Alle haben unterschiedliche Vorkenntnisse, andere Hardware oder nur eingeschränkten Zugriff auf ein Learning Management System (LMS) oder gar keinen Zugriff darauf.
Also wie soll man das unter einen Hut bringen? Die Lösung ist ein strukturierter Rahmen für das digitale Onboarding. Unsere Expert*innen empfehlen mit diesen 6 Modulen ins Rennen zu gehen:
- Ein zentraler (digitaler) Einstiegspunkt
- Ein täglicher virtueller Kick Off
- Die Selbstlernphase
- Ein virtueller Hands-On Workshop
- Das Online Quiz
- Ein Lerntagebuch
Diese sechs Module bilden die Basis, schauen wir uns nun die Elemente im Einzelnen an.
Mein Digital Onboarding Kit – die Module im Detail
Der zentrale Einstiegspunkt kann beispielsweise eine browserbasierte Landing Page sein, die speziell für das Onboarding erstellt wird, eine Startseite im Intranet des Unternehmens, eine Portalseite (im LMS) oder ein interaktives PDF. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter*innen zu Beginn jedes Onboarding Tages auf einen Blick sehen, was heute ansteht, vergleichbar mit einem modernen Stundenplan. Jeder neue Mitarbeitende braucht Struktur, daher bietet diese Übersichtsseite den notwendigen Überblick.
Portalseite als zentraler Einstiegspunkt
Beim virtuellen Kick Off am Anfang jedes Trainingstages werden Agenda und Ziele für heute gemeinsam mit den Trainer*innen gesetzt und besprochen. Hier sollte der Fokus auf social Onboarding liegen. Es geht darum die Interaktion unter den Teilnehmenden fördern. Unsere Expert*innen empfehlen ein spielerisches Warm Up mit Umfragen, Kennenlernspielen oder Aktivierungsspielen, sogenannten „Energizern“. Warum nicht zu Beginn eine Runde „Ich packe meinen Koffer…“ spielen? Ratsam ist es eine Meeting Netiquette zu haben, in der festgehalten wird, dass die Kameras und Mikrofone anzuschalten sind.
Virtueller Kick Off
In der Selbstlernphase erfüllt jedes Lern-Format ein bestimmtes Ziel. Mit digitalen Performance Cards zum Beispiel, können die Mitarbeiter*innen fokussiert Wissen aufbauen, das sie in Simulationen im Web-Based Training anwenden. Oder bei virtuellen Schnitzeljagden lernen sie das Unternehmen oder das Intranet besser kennen. Außerdem können Unternehmen auf bestehende Trainings zurückgreifen oder individuell aufbereitete und gebrandete Inhalte anbieten. Besonders effektiv ist es den Mix an E-Learning Formaten so abwechslungsreich wie möglich zu gestalten.
Performance Cards
Im Hands-on Workshop können die Mitarbeitenden, moderiert durch die Trainer*innen, das Gelernte reflektieren, anwenden und offene Fragen klären. Hierzu bieten sich Abstimmungen, Multiple Choice Aufgaben im Gruppenchat oder Whiteboards an.
Den Tagesabschluss bildet das Online Quiz, wie zum Beispiel das BizQuiz. Die Teilnehmer*innen erhalten so Feedback über ihren Lernfortschritt und haben die Möglichkeit, Wissenslücken direkt zu schließen.
Quiz App: Biz Quiz
Mit dem persönlichen Eintrag im Lerntagebuch beendet der Lerner seinen Tag. Hierfür kann man passend zum zentralen Einstiegspunkt eine Seite im Intranet, ein Dokument in der Cloud oder ein Formular hinterlegen, dass jede*r Teilnehmer*in selbst ausfüllt. Dort werden die Kernaussagen aus den Workshops zusammengefasst oder Aufgabenstellungen für die Selbstlernphase formuliert sowie die wichtigsten Erkenntnisse aus den Trainings gesammelt. Das persönliche Lerntagebuch wird somit zum individuellen Nachschlagewerk, in dem man auch nach dem Onboarding immer wieder Dinge nachschauen kann.
Lerntagebuch
GOOD TO KNOW
Trainer*innen Zeit wird automatisch reduziert
Durch den gezielten Einsatz digitaler Lernformate in der Selbstlernphase lässt sich die Trainerzeit reduzieren. Das spart Kosten und Ressourcen. Hält man sich an diese sechs Module, ist die Anwesenheit der Trainer*innen nur bei Kick Off und Workshop erforderlich.
Digitales vs. Hybrides Onboarding – ein Vergleich
Ein digitales Onboarding funktioniert und kann durchaus sinnvoll und ressourcensparend sein. Trotzdem gibt es nach wie vor Onboarding Prozesse, die sich leichter hybrid umsetzen lassen. Vorausgesetzt die Möglichkeit besteht, dass neue Mitarbeiter*innen auch zum Firmensitz reisen können.
Eine gute hybride Lösung wäre es zum Beispiel, theoretische Inhalte im Selbststudium online zu vermitteln und konkrete Handlungen, wie die Einarbeitung an Maschinen, anschließend vor Ort durchzuführen. So kann die Präsenzzeit zur Klärung von Fragen und für praktische Übungen genutzt werden.
Firmenkultur kennenlernen geht ebenfalls sehr gut analog. Unternehmen können neue Mitarbeitende beispielsweise vor dem ersten offiziellen Arbeitstag zum „Schnuppertag“ einladen. An diesem Tag bietet es sich an, dass anwesende Kolleginnen und Kollegen davon erzählen, wie sie die Werte und Ziele des Firmenleitbilds in ihrer täglichen Arbeit umsetzen. Diese Treffen können auch dazu dienen, Jobstarter emotional abzuholen und fürs Unternehmen zu begeistern.
Aus Erfahrung können unsere Expert*innen, daher sagen, dass das eine oder andere per se nicht besser oder schlechter ist. Vielmehr geht es darum abhängig von den Bedürfnissen der neuen Mitarbeiter*innen und den (Lern)Zielen, geeignete Formate auszuwählen und im sinnvollen Formatmix zu verknüpfen.
Für alle die sich auch für Hybrides Onboarding interessieren, haben wir hier noch etwas:
Die wichtigsten Dinge, die man bei einer Digital Learning Journey nicht vergessen sollte
Mit dem richtigen Format-Mix ans Ziel: Wir geben euch sechs Tipps für die perfekte Digital Learning Journey.
Onboarding mal anders
Schon heute kann Onboarding in ein bestehendes LMS integriert werden. Doch die wenigsten nutzen dies. Wir haben einen kleinen Ausflug in die (nahe) Zukunft unternommen, um zu schauen wie ein gelungener Einarbeitungsprozess aussehen könnte.
Ansprechpartner
Ich bin seit 2021 Teil des imc Newsroom Teams. Als Journalistin schlägt mein Herz für Content und Storytelling.
Ich finde es spannend zu beobachten, wie sich E-Learning und Digitalisierung auf die Arbeitswelt auswirken. Mein Ziel ist es keinen Trend zu verpassen und Inhalte zu kreieren, über die man spricht.
Privat liebe ich es zu reisen und Tapas zu essen.
Themen: E-Learning Trends, Corporate Social Responsibility, Press and Influencer Relations
